提升效率之路為何總是失敗？這是我的思考與改變

效率，一朵散发诡异气息的彼岸花。彷佛谁得到它，谁就可以搭上通往成功的快车。

如果你问我喜不喜欢搞效率，我会说我当然非常喜欢。从 Todo 到 Calendar ，从番茄法到 GTD，从 6 块钱到 328……研究时间管理、任务管理，以及各式各样的效率应用几乎成为我闲暇之余一大爱好。

不过接下来的剧情大家都能猜到，原本期待这些效率工具能带给自己实质性的提升，结果往往都是半途而废，最终落成一个反生产力的下场。除了失望与自我矛盾，生活并未改变。 按照经典句式提问：为什么下了那么多软件，搞了那么多方法论，却依旧效率不起来？

在此之前，我試著找過答案，認為問題的根源是出在系統的複雜性。各種清單創建、任務排期、以及為了維護運轉整套系統所耗費的大量精力，使得我們對工具的關注嚴重超過事情本身，而所謂的效率在這個過程中早已漸行漸遠。

不過問題真的只是出在工具上嗎？

工具，效率問題的表象

工具，可能只是效率問題一個極其淺層次的外延表象。

1847年，利比里亞宣布獨立，憲法憲政幾乎完全照抄美國。作為美國的克隆體，照理說應該很容易成為非洲最強大的國家，可事實上呢？

2013年，Rick Klau 將 Google 新的目標與效率管理模式 「OKR」 推上舞台，同年底引入中國。那七年之後，是不是所有學習過的企業都成了 Google 、Intel ？

如果不是，那也許中間出了點問題。

Intel、 Google 發明的 OKR 工作法，是他們對公司內部管理方式的總結與標準化輸出。但這裡面隱藏的前置條件還有他們沉澱多年的領導力和文化基礎，正因為這個基礎，才形成了對應的 OKR 管理方式。而國內很多企業，直接跳過這部分，一開始就從具體著手，學些形式上的皮毛，忽略領導力與文化建設，那么生搬硬套的結果最終只會成效甚微。

同樣的，我們在提升效率上，是否也面臨類似的問題？

我們大腦裡總有一個觀念，認為只要是道理都是對的，只要照著說明書給出的具體步驟，那麼我也能複制別人的成功。但卻往往忽視自己與方法的匹配度，忽視自己面臨的真實場景，忽視自己的個性與使用習慣。很簡單，即使這輛汽車速度再快，對於航海的人，它是沒有意義的。

所以第一個問題，我要問自己，我的生活是否已經繁忙到需要用日程管理？是否已經復雜到需要使用 OmniFocus ？還是說，我是在用工具來套生活，將生活中的小事都不合時宜的丟了進去，只是因為高效人士都是這麼做的。

貪婪，效率的真正殺手

吾生也有涯，而知也無涯。有限的生命，追求著無限的慾望。

為什麼你的待辦清單裡總有做不完的任務？其實初心都是好的，想要更有效率的利用時間平衡工作和生活，卻不知不覺間變得貪心，塞進越來越多計劃。

想一想美好的周末你的待辦列表是怎樣的呢？

早上起來先做半小時瑜伽冥想，然後動手做頓健康美味的早餐。然後是學習提升時間，理財、英語、專業技能都樣樣來點。下午抽一兩個小時完成體能訓練，晚上再安排一場電影放鬆一下，最後躺在床上迎接高質量的八小時睡眠。

看起來有問題嗎？完全沒有問題。你和朋友說起自己的時間管理，大家都是未名發聲大拇指點贊。可實際上，這背後的真實訴求是什麼？既希望顏值能打，又希望學業滿分；既希望刷掉體脂，又希望廚藝躍遷；既希望擴增收入，又希望生活悠閒。生活填充的滿滿噹噹，看似已經將時間管理做到極致，但實際上毫無章法，像極了一場軍備競賽，德智體美勞，樣樣我都要。

人的貪婪，稀釋了效率與時間，最終也稀釋了自己的生活體驗。

重啟效率的關鍵鑰匙

人生中真正的重要的事其實只有一件，就是蘇格拉底告訴我們的 Know Yourself 。這是效率問題的關鍵，也可能是所有問題的關鍵。

暫且停一停手邊那串長長的清單，先觀察一下自己，認識自己 ，想好自己應該成為誰。這是所有問題的起點。因為只有知道自己的使命，才能知道自己的目標。只有知道自己的目標，才能讓我們再面對那些紛繁複雜的任務面前，可以從容優雅的選擇出「這，才是我應該要做的事」。沒有雜事的干擾，生活自然而然會變得效率起來。

如果說人有什麼智慧，那一定是既認識到自己的偉大，同時又認識到自己的渺小。

人的偉大之處在於，很多事，只要真心實意的去做就一定有所回報；但渺小之處在於，人真的一次只能做好一件事情。做好一件事，並不是說就不去擴展其它的可能，而是能真正認識到，只有當我專注、高質量地做好一兩件事後，才可能做好另外的事。盲目斜杠與多線程、可能會使自己連唯一該做的事都無法好好去做。

提升工作效率的具體方法

Know Yourself ，說起來簡單，卻是對自己的終極拷問，不可能一蹴而就撥雲見日。所以我暫時無法從生活這個角度來寫自己具體做法。

不過工作中，目標相對清晰，自己將結合前面的認識，來談一談如何在日常工作中提升效率。其實希望我們能愈發清醒的意識到，效率的問題並不是站在從效率的層面去解決。

確認目標：將自己目標與各方角色對齊，這將成為後續工作中的北極星
定義優先級：圍繞目標拆解任務，並明確任務輕重緩急，知道先做什麼
梳理場景痛點：對任務整合歸類，知道自己面臨的工作場景與痛點
借力工具：依據痛點，有針對性的選擇工具、尋找方法

確認目標 & 定義優先級

目標與優先級這兩個步驟，一是將自己的任務比對上級任務與業務方向，如果發現偏差及時溝通及時調整；其次是根據價值程度劃定優先級。目標拆解後的事兒肯定很多，但不是什麼簡單做什麼，而是根據價值決定首先應該做什麼。

目前這兩個步驟會以「事項列表」落在石墨共享文檔，方便各方隨時取得我的目標、任務與進度。其實這也替代了 Things 成為簡單版的任務管理。那些與目標不相符但也需要解決的事情，我會在桌面額外新建便簽進行管理，完成後刪除。核心只聚焦有價值的事，即使這類雜事全部打上勾勾，對關鍵目標的影響也微乎其微。

當然很多時候，我們還是會迫不得已做些無關目標的事。但整體上，目標與優先級可以使我們變得更覺察，不會是只要看到事都想去解決它。

從源頭上控制事項產生，這是任何效率工具都無法達成的效果。

梳理場景痛點

完成上面的步驟，基本上我已經知道自己需要完成的任務。接下來我會把任務按性質進行歸類，目的是使自己明白，我在工作中主要面臨哪些場景，以及是否存在問題或痛點 。

比如我的工作是產品經理，平日里的任務按類型劃分主要是對接需求、編寫文檔、協同團隊做排期等，所以按性質進行歸類，大致分為以下場景

溝通場景：對接需求、項目跟進、產品培訓等
輸出場景：規劃方案、編寫文檔、製作SOP等
查詢場景：搜索新聞、檢索信息等

知道自己的工作場景後，再深入思考這個場景是否有反复遇到的問題，比如自己在以下場景分別存在的痛點

溝通場景的痛點：文字語音表達不清楚；一件事反复說
輸出場景的痛點：注意力頻繁被打斷；工作界面不易聚焦
查詢場景的痛點：信息搜索太慢；閱讀信息很浮躁

到最後，我們會得到一張工作地圖，知道自己的工作方式與相關痛點，那麼後續在挑選軟件的時候上也會變得更有針對性，不再盲目崇拜效率工具。

借力工具

挑選工具前，先想想哪些事情可以因為工具提升效率，哪些事情其實與工具無關。

創意型的工作，比如我要寫一篇文章，輸出一個運營方案等，這是腦力角逐的過程。好用的工具只是加分項，用不用它，都不會對結果產生任何關鍵性的影響。這類工作本質拼的是創意與想法。工具選擇上，我不會太糾結，用著順手就行。

日常或重複型的工作，比如一個數據重複錄入，一件事情反复溝通，我會最大程度去尋求最優解決方案。但不是永無止境的尋求，達到預期會收手。

以個人為例，結合前面步驟我已經知道自己的場景痛點，那麼接下來會針對性的在論壇網站搜索相關信息，獲取對應工具：

解決溝通場景的痛點：Paste、Xnip
解決輸出場景的痛點：設置、HazeOver
解決查詢場景的痛點：Popcilp、剪藏

後續該部分會單獨出一篇文章介紹相關工具，這裡不再贅述。

所以看到這裡，你會發現，工具的選擇只是最後一步，最表象層的需求。這一切的起點都是目標。一切都是在為目標服務。

寫到最後

彼得德魯克說過：最沒有效率的人是「用最高的效率做最沒用的事」的人，比起決定做什麼，更難也更重要的是選擇不去做什麼。即使你開著最快的跑車，如果不知道方向，最終也到達不了目的地。

希望收件箱裡要做的事越來越少，但每一件卻都是你最好的選擇，沒有之一。